Wie steht es Anfang 2022 um die Produktivität von Sales Reps im B2B Vertrieb?

In den letzten Jahren haben sich die Voraussetzungen für den B2B Vertrieb so schnell und tiefgreifend gewandelt wie nie zuvor. Wie hat sich der Shift zu digital-first und omnichannel auf die Arbeitsweise, Organisation und Produktivität von Sales Reps ausgewirkt? Überall ist vom Vertrieb 4.0 die Rede, doch inwiefern wird dieser bereits gelebt?

Wir wollten wissen, inwiefern sich Vertriebsmitarbeiter*innen bereits vom intuitiven Verkaufen abgekehrt haben - zugunsten datengestützten Verkaufens. Deshalb haben wir deutsche B2B Sales Teams aus der SaaS Branche befragt, wie sie sich täglich organisieren und welche Tools sie dabei nutzen.

Welche Hürden stehen Anfang 2022 im Weg und vermindern somit die Produktivität von Sales Reps? Und welche Prozesse sollten wie optimiert werden?

Welche Tools nutzen B2B-Vertriebe zur Verbesserung der Produktivität von Sales Reps?

CRM als wichtigstes Tool im SaaS-Vertriebsalltag

Alle befragten Vertriebsmitarbeiter*innen nutzen CRMs wie Hubspot und Pipedrive, um alle Daten über ihre Deals jederzeit zur Hand zu haben. Zusätzlich haben alle Teilnehmer*innen der Befragung Kalender- und Besprechungstools im Einsatz. Nur die Hälfte nutzt weitere.

Einige der befragten B2B-Sales-Mitarbeiter*innen haben viele Tools gleichzeitig geöffnet und wechseln zwischen diesen häufig hin und her. Abhängig von den Verkaufsprozessen des Unternehmens arbeiten andere lieber mit wenigeren Tools, um den Prozess möglichst klar und strukturiert zu halten.

Wofür wenden Sales Reps am meisten Zeit auf?

1. Verkaufsaktivitäten durchführen

Die höchste Priorität setzen B2B Sales Reps im Vertriebsalltag auf ihre Verkaufsaktivitäten. Um im Verkaufszyklus voranzukommen, sind Anrufe, Demos und Nachfassaktionen für sie am wichtigsten. 90 Prozent der Befragten geben an, dass für sie ein guter Tag ist, wenn sie genügend Anrufe und Demos haben.

2. Prioritäten setzen und Informationen sammeln

Die zweitwichtigsten Aufgaben im Vertriebsalltag sind:

• das Priorisieren von Aufgaben und
• das Sammeln von Informationen.

Vertriebsmitarbeiter*innen ist bewusst, dass sie genügend Zeit in die eigene Vorbereitung investieren müssen, um mit Anrufen und Demos Erfolg zu haben. Zusätzlich suchen sie nach Strategien, um mit ihrer Arbeitsweise effizienter zu sein.

3. Dokumentation und Datenverwaltung

Am wenigsten Zeit möchten Sales Reps in das Einpflegen von Daten in CRM investieren, auch wenn sie wissen, dass Dokumentation und Datenverwaltung sehr wichtig sind. Doch mit den genutzten Tools, allen voran CRM, sind die Daten über die Verkaufsprozesse manuell nur kompliziert und unter immensem Zeitaufwand zu pflegen - selbst, wenn nur der Datensatz für einen Deal aktuell gehalten werden soll. Hinzu kommt, dass viele Funktionen innerhalb der CRM Systeme nie genutzt werden und für Vertriebsmitarbeiter*innen nur eine Belastung darstellen, etwa weil Folgeaufgaben erstellt werden müssen.

Was steht der Produktivität von Sales Reps im Weg?

Unzureichende Datenvisualisierung

Sales Reps sind bislang von ihrem wichtigsten Werkzeug, dem CRM, überfordert. Eine der größten Hürden für die Steigerung der Produktivität von Sales Reps ist, dass sie bislang keine klare, übersichtliche Visualisierung der einzelnen Verkaufszyklen ihrer Geschäfte im CRM haben. Alle Befragten geben an, dass sie an die unüberschaubare Datenvisualisierung gewöhnt sind, weil es keine andere Alternative gibt. Viele gängige Tools fangen langsam an, sich auf eine bessere User Experience und User Interface (UX/UI) zu konzentrieren, hier besteht allerdings weiterhin viel Nachholbedarf.

Die riesige Menge an Daten in CRMs wie Hubspot und Pipedrive richtig zu organisieren, ständig im Auge zu behalten und zu interpretieren, erfordert sehr viel Zeit. Zeit, die Vertriebsmitarbeiter nicht haben und in der Geschäfte nicht vorangetrieben und keine Deals abgeschlossen werden können.

Sales Reps werden schlichtweg überflutet mit einer ungeheuren Menge an Daten,  die nicht auf ihre Fokusziele ausgerichtet dargestellt werden.

Priorisierung und Verfolgung von Deals kaum möglich

Aufgrund der überwältigenden Darstellung der Geschäftsvorgänge im CRM können SaaS-Vertriebsmitarbeiter*innen kaum sehen, welche Aktivitäten als nächstes am sinnvollsten sind. Alle Befragten geben an, dass sie Unterstützung bei der Priorisierung und Verfolgung ihrer Deals benötigen. Bislang treffen sie ihre Entscheidungen auf der Grundlage ihrer Erfahrung und des jeweiligen Stadium im Verkaufszyklus. So verbringen Sales Reps im SaaS viel Zeit mit Deals, die nie zustande kommen und verpassen gleichzeitig Geschäfte mit höherer Gewinnwahrscheinlichkeit.

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Kundenpräferenzen nur schwer vorherzusagen

Um Deals möglichst schnell zu gewinnen, müssen Sales-Mitarbeiter*innen rasch Vertrauen zu ihren potentiellen Kund*innen aufbauen. 7 von 10 der Befragten aus dem B2B-Vertrieb erwähnen als Herausforderung die Kenntnis über die Persönlichkeit potentieller Kund*innen.

Zudem gibt es für jede*n Kund*in - je nach den Präferenzen im Kommunikationsverhalten - einen eigenen idealen Weg zum Verkaufsabschluss. Um diesen zu erkennen, braucht es Zeit und Erfahrung.

Was sollte optimiert werden, um die Produktivität von Sales Reps zu steigern?

Um die Produktivität von Sales Reps zu verbessern, ist datengetriebenes Verkaufen der Schlüssel. Dafür sind unter anderem folgende Verbesserungen in der Organisation notwendig:

Automatisierte Datenerfassung steigert Produktivität von Sales Reps

Obwohl sie dies gerne tun würden, nutzen die meisten Vertriebsteams die ihnen zur Verfügung stehenden Daten bislang kaum. Die Befragung der Vertriebsmitarbeiter*innen hat gezeigt, dass das manuelle Einpflegen von Daten in CRMs als unliebsamer Zeitfresser angesehen wird.

Doch gerade solche Daten sind für eine automatisierte Erfassung besonders gut geeignet. Erst die Erhebung der Aktivitätsdaten eines Deal ermöglicht es, diese strategisch für den Vertriebserfolg zu nutzen – etwa, indem die Produktivität von Sales Reps gesteigert wird.

Klare Visualisierung reduziert auf die relevantesten Daten

CRM konzentrieren sich nicht auf die wesentlichen operativen Funktionen im Vertriebsprozess. Zu viele Informationen und KPI’s überfordern Sales Reps im SaaS Vertriebsalltag. Vertriebsmitarbeiter*innen möchten nur die für sie wichtigsten Daten zu ihren Geschäften sehen. Dafür bedarf es komplexitätsreduzierter Visualisierungen, die nur die wichtigsten Kennzahlen zu einzelnen Deals ausgeben, zum Beispiel:

• Wie hoch sind die Gewinnwahrscheinlichkeiten?
• Wie hoch ist das Risk Level der einzelnen Deals?
• Welche Deals in der Pipeline sind Risikodeals (auch “Deals at Risk”) und drohen verloren zu gehen?
• Wie sieht die Gewinnformel für einzelne Deals aus, also welche Aktionen sind wann sinnvoll?
• Für Sales Manager wichtig: Wie steht es um die Pipeline Health? Welche Umsatzprognose/Vertriebsprognose ist zu erwarten?

Konkrete Empfehlungen zu sinnvollen Verkaufsaktivitäten

Es geht beim datengetriebenen Verkaufen weniger um die Erfassung großer Zusammenhänge, als um konkrete Aktionen.

1. Übersichtliche To-Dos

Sales Reps möchten auf einen Blick sehen, welche Aktivität als nächstes die richtige ist, um im Verkaufszyklus schnell voranzukommen. Vertriebsteams finden in CRMs wie Hubspot oder Pipedrive bislang keine automatisierten Anleitungen zu den Gewinnformeln für einzelne Vertriebszyklen.

2. Deal Guidance

Eine solche Guideline zur Steigerung der Produktivität von B2B-Sales Reps kann von KI-gestützter Verkaufssoftware bereitgestellt werden. Branchenexperten sprechen auch von der AI Guided Selling Software. Das Sales Rep Activity Dashboard der AI Guided Selling Software stellt klar und einfach dar, welche konkreten Aktionen zum Gewinnalgorithmus eines bestimmten Deals gehören und als nächstes erforderlich sind.

Informationen zu Kunden für schnellere Verkaufsabschlüsse

Wie tickt mein*e Kund*in? Menschen zu Lesen ist eine grundlegende Fähigkeit im Verkauf. Im digital-first-Vertriebsalltag wird dies zunehmend schwieriger. Vertriebsmitarbeiter*innen sind um jeden Hinweis über die Persönlichkeiten, Ziele, und Bedürfnisse ihrer Kund*innen dankbar. Sie wollen schnell erkennen können, welcher Aktivitätsmix der jeweils beste ist, um schnell zum Verkaufsabschluss zu kommen.

Die AI Guided Selling Software hat durch die Auswertung der Daten aus der Customer Journey für jede*n Kund*in ein eigenes Berechnungsmodell für Gewinnwahrscheinlichkeiten. Sie erkennt zum Beispiel, wenn ein*e potentielle Käufer*in Mails an Stelle von Anrufen bevorzugen. Entsprechende Empfehlungen für eine optimierte, personalisierte Kundenansprache erhöht die Produktivität von Sales Reps.

Zudem bietet die Ai Guided Selling Software Funktionen im Bereich Marketing Intelligence. Durch diese erhält der Sales Manager so detaillierte Informationen über seinen Kunden wie möglich. Hat dieser zum Beispiel gerade eine Finanzierung erhalten und muss nun skalieren, kann möglicherweise bereits ein kurzes Nachfassen zur rechten Zeit schnell zum Abschluss des Deals verhelfen.

Automatisierte Priorisierung auf die wichtigsten Deals

Auf welche Deals lohnt es sich zu konzentrieren? Sales Reps wollen priorisieren, haben aber keine Zeit, alle Daten zu analysieren. In der Regel wird bearbeitet, was der Reihe nach einläuft. Vertreiber sehen so nur die Deals, an denen sie gerade arbeiten. Das sind bei einer gewöhnlichen Vertriebsorganisation in etwa nur 20 Prozent aller Deals in der Pipeline. Vertriebler sehen so nur die Deals, an denen sie gerade arbeiten. Das sind bei einer gewöhnlichen Vertriebsorganisation in etwa nur 20 Prozent aller Deals in der Pipeline.

AI Guided Selling Software analysiert auch die versteckten restlichen 80 Prozent der Sales Pipeline und arbeitet mit einer Punktevergabe. So sehen Vertriebsmitarbeiter*innen im Sales Rep Activity Dashboard auf einen Blick, welche Deals to watch sich in der Sales Pipeline befinden. Durch die Fokussierung auf die Deals mit besonders hoher Gewinnchance, lässt sich die Produktivität von Sales Reps ebenfalls schnell steigern.

Verbesserte UX/UI mit einem Fokus auf das Wesentliche

Im B2B- und SaaS-Vertrieb lässt die User Experience und das Interface design (UX/UI) vieler Tools noch zu wünschen übrig. Die Befragten Vertriebsteams gaben an, von der Visualisierung der Daten überfordert zu sein. Der Blick auf das Wesentliche fehlt.

Manager möchten nur die wichtigsten Daten zu einzelnen Deals sehen. Das Sales Rep Activity Dashboard der AI Guided Selling Software von Dealcode konzentriert sich genau auf diese für die Sales Reps wichtigsten Daten.

Erinnerungsfunktion erhöht Produktivität von Sales Reps

Sinkt die Gewinnwahrscheinlichkeit eines Deals, müssen Sales Reps schnell aktiv werden, um den Deal nicht zu verlieren. Das Problem: Es ist schier unmöglich, den Überblick über alle laufenden Deals zu behalten.

Im datengetriebenen B2B-Vertrieb erhalten Vertreiber automatische Erinnerungen zu allen wichtigen Aktionen im Verkaufszyklus. Sales Reps müssen so nicht mehr befürchten, dass wichtige Deals unbemerkt verloren gehen, weil sie etwa vergessen, im richtigen Moment nachzufassen. Das reduziert Stress und die mögliche Überforderung von Vertrieblern.

Statt ihre Zeit auf die Planung von Wiedervorlagen und aufwendige Beobachtung ihrer Deals zu verschwenden, können sich Vertriebsmitarbeiter*innen zielgerichtet auf die wichtigsten Vertriebsaktivitäten konzentrieren.

Key Findings zur Produktivität von Sales Reps

Die Befragungen zeigen, dass B2B-Vertriebsteams in Deutschland selbst in hochtechnologischen Branchen wie SaaS noch weit entfernt vom datengetriebenen Verkaufen im Sinne des Vertrieb 4.0 sind. Dafür fehlt es in der bisherigen Organisation von B2B-Vertrieben an prädikativen Analysen durch Maschinelles Lernen (ML) und Künstliche Intelligenz (KI).

Die Hauptprobleme und Hürden sind:

• Fehlen automatisierter Prozesse zur umfassenden Datenanalyse.
• Die genutzten Tools überfordern mit überladenen Visualisierungen und erfüllen nicht die Bedürfnisse ihrer Nutzer*innen.
• Ohne KI-gestützte Verkaufssoftware gibt es keine vorausschauenden Analysen zu Risikolevels, Gewinnwahrscheinlichkeiten und Gewinnformeln der Deals in der Pipeline.

Um die Produktivität von Sales Reps effizient zu steigern und im B2B-Vertrieb 4.0 konkurrenzfähig zu bleiben, kommt keine Vertriebseinheit mehr um KI herum.

Mehr zu den aktuellen Herausforderungen im B2B-Vertrieb und wie die AI Guided Selling Software im Sales Alltag konkret unterstützt, haben wir in einem Ebook zusammengefasst. Hier geht’s zum kostenlosen Download.